Gestión de contratos comerciales: 53 contratos a software

53 arrendatarios. 30 tablas de canon que cambiaban. Contratos de más de 40 páginas. Y un Excel que podía quedar desactualizado apenas algo cambiaba.

Durante 14 años fui Administrador General de La Tejedora Distrito Creativo, un distrito comercial en Cumbayá con más de 50 negocios funcionando dentro de dos antiguas naves textiles.

Administrar la propiedad significaba lidiar con arrendatarios, precios, construcción, operación, cobros, renovaciones y decenas de decisiones cada semana.

Pero había un problema repetido que consumía más tiempo del que debía: los contratos.

Qué significaba administrar 53 contratos comerciales #

En un momento tuvimos 53 contratos comerciales activos. Treinta incluían tablas de incremento de canon. El canon podía cambiar cada dos o tres meses según un calendario escrito directamente en el contrato.

Así que una pregunta tan simple como, "¿cuánto paga este arrendatario en marzo?", podía significar encontrar el contrato, abrirlo, ubicar la tabla correcta y revisar el periodo correspondiente. Cada vez.

Un Excel ayudaba, pero solo hasta que algo cambiaba. Entonces el Excel y el contrato podían contar dos historias distintas.

• Los ajustes anuales por inflación obligaban a volver a los documentos.
• Algunos contratos pasaban de 40 páginas, así que nadie podía recordar de forma razonable cada cláusula, obligación o incremento.
• Las renovaciones dependían de controlar fechas en decenas de acuerdos.
• Preparar el siguiente contrato significaba encontrar el contrato anterior, revisarlo, copiar información, actualizar fechas y valores, y preparar el documento nuevo.

Por qué el Excel falla en la gestión de contratos #

El Excel sirve hasta que se convierte en una segunda versión de la verdad. En la gestión de contratos comerciales, el contrato sigue siendo la fuente legal, pero el Excel suele ser el primer lugar donde mira el equipo.

Eso crea riesgo. Si cambia el canon, se mueve una fecha de renovación o se olvida un ajuste anual, el Excel puede verse ordenado mientras contradice en silencio al documento firmado.

Por eso la administración de contratos tiene que tratar fechas, obligaciones, tablas de canon y cláusulas como información operativa, no solo como archivos guardados. El Business Development Bank of Canada tiene una guía clara sobre términos de contratos comerciales, e Investopedia explica cómo el Consumer Price Index, el índice de precios al consumidor, puede usarse en contratos con incrementos.

El costo real no eran dos horas #

Preparar un contrato tomaba con frecuencia entre 60 y 120 minutos. Eso suena como una molestia administrativa, pero no era el problema real.

La persona que pasaba esas dos horas era también la persona que debía estar pensando en ocupación, precios, arrendatarios, caja, negociaciones y operación del negocio.

En cambio, ese tiempo se iba encontrando información que ya existía y copiándola de un lugar a otro.

Había otro costo menos visible: respuestas dadas de memoria. Un arrendatario pregunta si el incremento aplica este trimestre. Alguien recuerda el contrato, responde con seguridad, y a veces se equivoca. Entonces un problema simple de información se convierte en una conversación con un arrendatario.

El problema no era que tuviéramos demasiados contratos. El problema era que información crítica del negocio estaba atrapada en contratos, hojas de cálculo, carpetas y memorias de personas.

Ese problema se convirtió en AskRoby #

La primera pregunta que quise resolver fue simple: ¿y si pudiera tratar el portafolio de contratos como información, en vez de reabrir documentos individuales cada vez que necesitaba una respuesta?

Esa idea terminó convirtiéndose en AskRoby. AskRoby está diseñado para organizar y monitorear información de contratos comerciales: vencimientos, cambios de canon, obligaciones, fechas importantes y la información contenida dentro de los acuerdos.

Igual de importante: cuando una respuesta sale de un contrato, la fuente debe estar disponible para verificarla. Con documentos de negocio, una respuesta es mucho más útil cuando puedes ver de dónde salió.

En vez de depender de la memoria o de buscar manualmente entre contratos, el objetivo se volvió hacer que el portafolio existente fuera más fácil de entender, buscar y monitorear.

Después vino el siguiente cuello de botella #

Entender el contrato existente no elimina el trabajo necesario cuando ese contrato debe renovarse. Todavía había que crear el siguiente acuerdo.

Eso era frustrante por una razón simple: mucha de la información necesaria para el contrato nuevo ya existía en el anterior. Las partes estaban ahí. La información del inmueble estaba ahí. La estructura estaba ahí. Muchas condiciones comerciales estaban ahí.

Aun así, alguien tenía que encontrar esa información, copiarla, actualizar lo que había cambiado, calcular nuevas fechas o valores cuando hacía falta, y reconstruir el acuerdo.

Si ya entendemos el contrato existente, ¿por qué crear el siguiente debería significar empezar de cero?

Cómo RobyContracts ayuda con las renovaciones #

Ese problema llevó a RobyContracts. La idea es usar el contrato anterior y la estructura de contratos de la organización como insumos para preparar el siguiente contrato.

RobyContracts reduce trabajo administrativo repetitivo y organiza la información que debe actualizarse o completarse.

Conceptualmente, los dos productos resuelven partes distintas del mismo flujo: AskRoby ayuda a entender, organizar y monitorear el contrato que ya tienes. RobyContracts ayuda a convertir esa información en el siguiente acuerdo.

Qué cambió en mi propia operación #

Después de construir los sistemas alrededor de este flujo, preparar un contrato nuevo en mi propia operación pasó de entre 60 y 120 minutos a unos 30 segundos.

Los incrementos y vencimientos se volvieron visibles sin abrir contratos una y otra vez. Las preguntas podían responderse desde el documento mismo en vez de depender de la memoria. Y la información que ya estaba dentro de un acuerdo existente podía convertirse en el punto de partida para preparar lo siguiente.

Esos números son de mi propia operación con 53 arrendatarios. Tus números serán distintos. La forma del problema muchas veces no.

Qué debe resolver un software de gestión de contratos comerciales #

AskRoby y RobyContracts nacieron de un problema de contratos comerciales, pero la lección va más allá de los contratos comerciales. Los negocios están llenos de procesos donde la información ya existe, pero es difícil usarla.

La gente la busca, la copia, la vuelve a ingresar, mantiene otro Excel para ella, intenta recordarla, la revisa otra vez, y al final pasa una hora haciendo trabajo que el negocio ya había hecho antes.

Por eso, en RobyBusinessSystems, no empiezo con la pregunta: "¿Dónde podemos agregar inteligencia artificial?" Empiezo con otras preguntas.

• ¿Qué es lento?
• ¿Qué es repetitivo?
• ¿Qué depende de la memoria?
• ¿Dónde está fragmentada la información?
• ¿Qué está buscando o copiando la gente todo el tiempo?
• ¿Qué debería ser más fácil de monitorear?

La lección más grande #

Solo cuando esas preguntas están claras tiene sentido decidir si la respuesta es inteligencia artificial, automatización, software convencional, integraciones o una combinación.

Primero entiende el problema del negocio. Después construye el sistema correcto para resolverlo.

AskRoby y RobyContracts existen porque durante años tuve exactamente ese tipo de problema frente a mí. Solo hizo falta vivir con él el tiempo suficiente para entender que los contratos no eran realmente el problema. El sistema alrededor de ellos sí.