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Cómo construí AskRoby para convertir la búsqueda en contratos en respuestas verificables en segundos
El desafío no era solo encontrar respuestas más rápido. Era asegurar que cada respuesta importante pudiera comprobarse directamente en el contrato del que provenía.
Escrito por José Julio Córdova Jaramillo
Publicado Actualizado 1.457 palabras7 min de lectura
Las primeras versiones de AskRoby podían responder preguntas sobre un contrato.
Las respuestas eran claras.
Sonaban seguras.
Y yo no confiaba en ellas.
Esa terminó convirtiéndose en una de las decisiones más importantes detrás del producto.
Porque después de 14 años administrando un distrito comercial con 53 arrendatarios, sabía que obtener una respuesta rápidamente era solo la mitad del problema.
Cuando la respuesta tiene que ver con la renta, una fecha de vencimiento, una obligación o una renovación, hay algo más que necesitas saber:
¿De dónde salió esa respuesta?
El problema nunca fue almacenar los contratos #
Teníamos los contratos.
Algunos eran digitales. Otros estaban escaneados. Otros existían en archivos físicos. Teníamos carpetas, hojas de cálculo y años de información acumulada.
El almacenamiento no era el problema.
El problema era encontrar la información.
Un arrendatario podía hacer una pregunta sencilla:
“¿A cuánto cambia mi renta en marzo?”
Y responderla podía significar:
Encontrar el contrato correcto.
Abrirlo.
Ubicar la tabla de rentas.
Encontrar el período correspondiente.
Revisar si alguna otra cláusula afectaba ese valor.
Y recién entonces responder.
Con un solo contrato, es manejable.
Con 53 arrendatarios, contratos de más de 40 páginas y rentas que podían cambiar cada dos o tres meses, el mismo proceso se repetía constantemente.
Una información que técnicamente ya existía podía tomar varios minutos en encontrar.
A veces mucho más.
Ese era el problema que quería resolver con AskRoby.
La primera transformación fue sencilla: dejar de buscar y empezar a preguntar #
La idea inicial era bastante simple:
¿Y si, en lugar de encontrar primero el contrato y luego buscar dentro de él, pudiera simplemente hacer la pregunta?
“¿Cuánto paga este arrendatario el próximo mes?”
“¿Cuándo vence este contrato?”
“¿Qué dice el contrato sobre esta obligación?”
“¿Existe un período de preaviso?”
El sistema leería el contrato y devolvería la respuesta relevante.
Algo que antes podía requerir abrir un documento y buscar dentro de él ahora podía suceder en segundos.
Eso era útil.
Pero no era suficiente.
Leer un documento real de una empresa es más difícil de lo que parece #
“Leer el contrato” suena como una sola tarea.
En la práctica, son varios problemas diferentes.
Primero, hay que conseguir información utilizable del archivo.
Un PDF digital limpio es relativamente sencillo.
Un contrato firmado y escaneado es más difícil.
Una fotografía de una página tomada en ángulo, con sombras o mala iluminación, es todavía más complicada.
Y las empresas reales no trabajan únicamente con PDFs perfectos.
Tienen contratos antiguos.
Escaneos.
Fotografías.
Anexos.
Firmas.
Tablas.
Diferentes formatos acumulados durante años.
El sistema tiene que trabajar con los documentos que la empresa realmente tiene, no solamente con los documentos que hacen que una demostración se vea bien.
Luego está la estructura.
Un contrato de arrendamiento de 40 páginas no es simplemente un conjunto de 40 páginas con la misma importancia.
Hay ciertos elementos que tienen relevancia operativa:
Y finalmente está la pregunta misma.
Los contratos fueron redactados para definir relaciones legales y comerciales.
No fueron escritos para responder cómodamente:
“¿A qué debería estar prestando atención el próximo mes?”
Convertir un documento en información empresarial realmente útil requiere mucho más que simplemente extraer texto.
- partes
- renta
- cambios de renta
- fechas de vencimiento
- condiciones de renovación
- períodos de preaviso
- obligaciones
- anexos
- otras fechas y condiciones importantes
Después apareció el problema de la confianza #
Con el tiempo, AskRoby logró producir buenas respuestas.
Pero había una preocupación a la que seguía regresando.
Durante años había visto lo que ocurre cuando alguien responde una pregunta sobre un contrato basándose en su memoria.
Recuerda la cláusula.
Suena seguro.
Da la respuesta.
Y a veces está equivocado.
Reemplazar a esa persona por inteligencia artificial no resuelve automáticamente el problema.
Una respuesta incorrecta entregada con total seguridad en dos segundos sigue siendo una respuesta incorrecta.
Incluso puede ser más peligrosa.
Así que tomé una decisión que terminó definiendo el producto:
AskRoby no debía limitarse a dar la respuesta. También debía mostrar la evidencia.
Si AskRoby te dice cuándo vence un contrato, deberías poder ver la página que respalda esa respuesta.
Si te indica a cuánto cambia la renta, deberías poder revisar la sección o la tabla correspondiente.
Si identifica una obligación, deberías poder volver al contrato y verificarla.
El contrato sigue siendo la fuente de verdad.
AskRoby simplemente te ayuda a llegar a la información más rápido.
Eso cambió el producto #
Existe una gran diferencia entre:
“La inteligencia artificial dice que el contrato vence en esta fecha.”
y:
“El contrato vence en esta fecha, y aquí está la página del acuerdo firmado de donde proviene esa información.”
La primera opción te pide que confíes en el sistema.
La segunda te da algo que puedes comprobar.
Esa diferencia se volvió fundamental en la manera en que pienso AskRoby.
Una respuesta que no puedes verificar te está pidiendo una confianza que todavía no se ha ganado.
La página fuente no es un elemento decorativo.
Forma parte del modelo de confianza del producto.
Especialmente cuando la respuesta puede afectar una renta, una renovación, una obligación o una conversación con un arrendatario.
Ver AskRoby →Pero AskRoby se convirtió en algo más que una forma de buscar contratos más rápido #
Una vez que la información dentro de los contratos se volvió más fácil de encontrar, apareció otra oportunidad.
Hay información que importa no porque alguien esté preguntando por ella hoy, sino porque algo va a ocurrir en el futuro.
Un contrato va a vencer.
Una renta va a cambiar.
Un período de preaviso va a comenzar.
Será necesario preparar una renovación.
Entonces el problema dejó de ser solamente:
“¿Puedo encontrar la respuesta?”
Y también pasó a ser:
“¿Puede el sistema ayudarme a ver lo que viene antes de que tenga que salir a buscarlo?”
Por eso no pienso en AskRoby simplemente como “chatear con un PDF”.
El objetivo es más amplio:
convertir un portafolio de contratos de arrendamiento comercial en información empresarial organizada, utilizable y monitoreable.
La búsqueda es parte de eso.
La evidencia es parte de eso.
Las fechas y los cambios son parte de eso.
El verdadero valor está en tener un mejor control sobre información que antes estaba atrapada dentro de documentos individuales.
Y entonces AskRoby dejó al descubierto el siguiente problema #
Una vez que el contrato existente se volvió más fácil de entender, otro proceso repetitivo se hizo evidente.
Las renovaciones.
Cuando llegaba el momento de preparar el siguiente contrato, gran parte de la información necesaria ya existía en el contrato anterior.
Las partes ya estaban allí.
La información del inmueble ya estaba allí.
La estructura ya estaba allí.
Muchas de las condiciones ya estaban allí.
Y aun así alguien tenía que encontrar el contrato anterior, copiar la información, actualizar lo que había cambiado y preparar un nuevo documento.
Ese fue el problema que dio origen a RobyContracts.
La relación entre ambos productos es sencilla:
AskRoby ayuda a organizar, entender y monitorear el contrato que ya tienes.
RobyContracts ayuda a utilizar esa información existente para preparar el contrato que viene después.
Resuelven diferentes partes del mismo flujo de trabajo de arrendamientos comerciales.
Ver RobyContracts →Lo que construir AskRoby me enseñó #
La lección más importante no fue sobre inteligencia artificial.
Fue sobre diseñar alrededor del problema real del negocio.
Si hubiera comenzado pensando:
“Quiero construir una aplicación de inteligencia artificial para documentos.”
Podría haber construido muchas cosas.
Pero ese no fue el punto de partida.
El punto de partida era mucho menos glamoroso:
Estaba perdiendo demasiado tiempo buscando información que ya tenía.
A partir de ahí, las preguntas se volvieron más claras.
¿Cómo hacemos que esa información sea más fácil de encontrar?
¿Cómo hacemos que las respuestas sean verificables?
¿Cómo trabajamos con los documentos imperfectos que las empresas realmente utilizan?
¿Cómo hacemos visibles los eventos importantes que ocurrirán en el futuro?
¿Cómo reducimos la cantidad de trabajo que depende de que alguien recuerde qué contiene cada contrato?
Esa forma de pensar terminó convirtiéndose en una parte central de cómo abordo RobyBusinessSystems.
Yo no comienzo preguntando:
“¿Dónde podemos agregar inteligencia artificial?”
Comienzo preguntando:
¿Qué es lento?
¿Qué es repetitivo?
¿Dónde es difícil encontrar la información?
¿Qué depende demasiado de la memoria de una persona?
¿Qué debería poder ver o controlar la empresa con mayor facilidad?
Luego decidimos si la respuesta correcta es inteligencia artificial, automatización, software convencional, integraciones o alguna combinación de estas opciones.
Porque el objetivo no es la tecnología.
El objetivo es construir un mejor sistema para el negocio.
AskRoby comenzó con 53 contratos de arrendamiento comercial y una frustración muy sencilla:
La respuesta ya estaba en algún lugar dentro del contrato.
Encontrarla —y saber que podía confiar en ella— no debería haber sido tan difícil.